コラム

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2022.09.14

コミュニケーションツールのすすめ

こんにちは。今回は社内でのコミュニケーションツールについて紹介していきたいと思います。

最近では社内での意思疎通や連絡事項の伝達にコミュニケーションツールを使用する企業が多くなってきました。情報の共有をスムーズに行うことは情報伝達のミスも減りますし、共有のスピードも上がりますので引き継ぎなどに使っていた時間を短縮でき、生産性の向上にもつながります。

コミュニケーションツールってなに?

その名の通り、コミュニケーションを取るためのツールであり、仕事で【コミュニケーション＝社員同士で円滑に連絡事項や情報共有】を行うためのツールです。チャット形式のものが多く、定型の挨拶文を書く必要もないので、素早く連絡できます。

今まではメールや電話が主流でしたが、働き方の多様化や新型コロナウイルス感染症(COVID‑19)の流行など社会情勢の影響により、コミュニケーションツールという言葉が一気に浸透しました。現在は、素早く・気軽にやりとりが行えるという点から、社内や取引先とのやりとりにコミュニケーションツールが多く使われれいます。

コミュニケーションツールを導入することによるメリット

①時間が短縮できる

情報共有が十分に行われていると、業務に必要な情報や資料をすぐに入手できます。例えば最初に情報を共有する時点では1人に伝われば問題なかった情報でも業務が進むにつれて他の人にも共有しなくてはならない場面が多くあります。そんな時に、最初に共有する段階でミュニケーションツールを利用して共有しておけば、後から情報が必要になった場合でも既に共有済みですので、共有する時間が短縮できます。また、チャット形式のツールが多いので、メールのたびに書いていた「お疲れ様です。…」などの定型分も不要ですので返信の時間も短縮できます。また、スタンプなど文字ではないリアクションもあるので、「かしこまりました。」などの返信も不要です。多くの場合、スマートフォン用のアプリ版を出しているところが多いので、場所を選ばずに確認できることも時間の短縮に繋がります。

②コミュニケーションツール一つで多くの機能がりようできる

従来の電子メールとは違い、ビジネスにおけるコミュニケーションを円滑に進めることが目的です。そのため、コミュニケーションツールには多くの機能があります。